Compartir documentos
Tres años de experiencia editorial en la universidad me enseñaron muchas cosas acerca de compartir documentos. Mi experiencia de edición no se limitaba ya sea debido a mi interés en una variedad de temas oa mi indecisión durante los años universitarios, no estoy seguro de qué. No sólo tenía que editar tres revistas de grado diferentes, pero también tuve la osadía de ser el editor en jefe de la pre-ley y honores revistas y comenzar una revista médica de pregrado. No importa cuán diferentes pueden haber sido objeto, la misma técnica y el intercambio de documentos desafía inevitablemente surgió en etapas similares en el proceso editorial.
Desde la universidad, me he dado cuenta de que el proceso de edición y uso compartido de documentos han llenado grandes papeles en mis actividades profesionales también. Por ello, he llegado a la conclusión de dos cosas: compartir documentos será siempre una parte de la educación, los negocios, y prácticamente cualquier otra organización, y las lecciones que he aprendido durante y desde mi experiencia editorial universitaria puede ser útil para otros profesionales.
Documento Sharing Cookie Jar
Imaginad un tarro de galletas. ¿Recuerdas cuántas manos llegar a una caja de galletas? Con cada mano que entra en el tarro de las galletas, el cambio de contenido. Cuando un lado, elimina las cookies, hay un menor número de galletas. Al otro lado rellena la masa, hay más cookies. Al otro lado excavaciones alrededor de la caja de galletas para encontrar la cookie perfecta, en general, hay un montón de galletas rotas y desmenuzado dejado atrás.
Intercambio de documentos es muy similar a la masa. Un grupo o comité pueden trabajar en un presupuesto, un informe, una encuesta, un trabajo de investigación, una propuesta, y tal vez incluso un memo. El documento es la masa, y sus elementos son los cookies.
En cualquiera de los comités, el personal, o la junta, siempre son los "eliminadores", los "sustitutos", y los "buscadores", y el contenido del documento final suele ser muy diferente del documento con el que comenzó.
Cuando yo era niño, mi madre solía jugar conmigo que incluía una canción que preguntar "¿Quién se robó la galleta del tarro de galleta?" Debido a los muchos cambios que se producen en el intercambio de documentos y la muy conocida proceso ad hoc con la que compartir documentos se lleva a cabo, esta pregunta pasa frecuentemente por mi mente mientras trato de localizar a los cambios que se han hecho.
Compartir documentos Soluciones de Software
He encontrado que la mejor manera de responder a las preguntas de uso compartido de documentos ad hoc es el uso de un servicio de gestión de documentos o una herramienta de gestión de contenidos que realiza un seguimiento compartido de documentos ad hoc.
Usted puede hacer lo que la mayoría de la gente en la búsqueda del software de intercambio de documento correcto y el tipo de "intercambio de documentos" en Google y se sienten abrumados por los 20 millones 800 mil páginas indexadas de compartir documentos, o de trabajo en grupo, suites. Hay maneras más fáciles.
Intente buscar "Tecnología Tema Digital", que coloca una etiqueta en los metadatos de cualquier programa de Microsoft y lo sigue por correo electrónico y servidores. Esto abre una firma digital con mensajes de correo electrónico, informando a los usuarios que se guarda la versión más reciente. Cuando se han realizado cambios en la masa, nadie se quede en la oscuridad.
Consulte "Historial de versiones", lo que abre un diagrama de flujo de la documentación genealogía. Esto hace que el mantenimiento de registros simple, especialmente cuando representan cambios en la redacción. Historial de versiones muestra que el documento había sido y cuando, que hizo cambios y donde se guardó, y cómo llegó a su etapa más reciente. En lugar de preguntas, los usuarios tienen todas las respuestas.
La cereza en la parte superior (esto obviamente no es parte del ejemplo de caja de galletas) es que el software para compartir documentos versátil y efectivo de este tipo no sólo se ocupa del intercambio de documentos ad hoc, sino que también elimina los gastos generales asociados con la infraestructura de TI. Y, si lo descargo, entonces todo el mundo con quien comparto documentos también comparte los beneficios.
