La mayoría de las empresas hoy en día, ya sea grande o pequeño, está experimentando una sobrecarga de datos. De acuerdo con estudios de la industria, muchas organizaciones están descubriendo que tienen que duplicar su capacidad de almacenamiento cada seis a 12 meses. Con las recientes regulaciones tales como Sarbanes-Oxley, HIPAA y otros que requieren las empresas para registrar y reportar con exactitud y por lo tanto generar más datos, esta explosión de datos no va a disminuir en el corto plazo. De hecho, como regulaciones adicionales se prevé para las industrias bancarias y de otra parte, es probable que continúe su rápido aumento.
Para proteger sus datos de misión crítica y mantener su empresa en funcionamiento, sin duda tiene un respaldo eficiente y solución de recuperación es la clave. Sin embargo, con el fin de lograr y mantener la eficiencia de copia de seguridad, categorizar y organizar los datos también es importante, no sólo para garantizar que los archivos necesarios se copian pero para minimizar los costes. Hoy en día, esta es una tarea especialmente compleja debido a oficinas remotas y dispositivos móviles cada vez más en uso.
En primer lugar, la administración de los procedimientos de protección de datos deben ser centralizada con el fin de mantener la consistencia y control. Esto asegurará que los datos de sus sucursales también convenientemente protegidos. Es entonces incumbe al administrador para alentar a las sucursales para guardar cualquier y todos los datos en el servidor, en lugar de en discos duros locales, por lo que puede ser una copia de seguridad de acuerdo con el programa de copia de seguridad set.
Categorización de los archivos en diferentes grupos con diferentes horarios de copia de seguridad puede ayudar a reducir los costos considerablemente. Archivos MP3, por ejemplo, sólo puede ser que necesite para hacer copia de seguridad una vez a la semana de lo contrario, podrían aumentar innecesariamente la ventana de copia de seguridad y, dependiendo de qué tipo de solución de copia de seguridad que utiliza, sus costos. Usted puede comenzar por agrupar los datos de los archivos por tipo y acceso. El tipo de datos identifica datos por fin, mientras que el acceso de datos identifica datos de uso y la velocidad de cambio. Tipo de datos consiste en categorizar los datos por sistema operativo, el sistema operativo (OS) de datos, aplicaciones y datos de usuario. Acceso a los datos identifica el uso de los datos y la tasa de cambio. Para algunos datos, puede que no haya ninguna modificación porque los datos son los datos de archivo. Para otros datos, podría ser baja, media o alta cambio. Este proceso ayudará a determinar con qué frecuencia los datos deben ser respaldados y cuánto tiempo se deben almacenar.
Las siguientes preguntas deben ser hechas:
¿Los datos apoyan una función crítica del negocio?
¿Los datos apoyan un problema legal o de auditoría?
¿Es la sensibilidad de datos?
¿Los datos difíciles o costosos de reproducirse?
Esto ayudará a determinar con qué frecuencia realizar copias de seguridad y cuánto tiempo debe almacenar los datos en cuestión. Por ejemplo, los datos que soporta una función crítica del negocio debe ser copiada fuera del sitio de manera regular y debe tener un período de retención breve debido a su alta tasa de cambio. Los datos que soporta una preocupación legal o de auditoría también debe ser copiado fuera del sitio en una cierta regularidad, sin embargo, se debe tener un período de retención a largo o permanente a causa de su naturaleza. Los datos sensibles, como las patentes o secretos comerciales, se debe copiar fuera del sitio de manera regular y debe archivarse de forma permanente. Los datos, tales como información histórica, que es difícil o caro de reproducir, se debe copiar fuera de sitio una vez y debe ser archivado de forma permanente.
¿Cómo se organizan los datos también es importante. Estructurar el sistema de modo que los archivos de datos descritos anteriormente se organizan en un área facilita que señala el programa de copia de seguridad a un área en lugar de tener que recoger archivos desde ubicaciones generalizadas. Contar con personal salvar sus documentos a una carpeta designada en el servidor es la opción ideal. Por ejemplo, cada empleado puede tener su propia carpeta llamada donde pueden guardar sus archivos. Por lo general, a través de la opción Preferencias, los programas pueden ser redirigidos a hacer esto por defecto. A través de esta configuración, usted puede ver fácilmente qué archivos necesitan ser respaldados y planificar en consecuencia.
Como la cantidad de datos empresariales crece, el logro de la copia de seguridad más eficiente es tanto más importante. Cualquiera que sea el método que utilice copia de seguridad, simplemente categorizar y organizar los datos que usted puede asegurarse de que la copia de seguridad de los archivos de la derecha y se puede reducir al mínimo sus costos al mismo tiempo. Simplemente es un buen negocio.
